Klart!

Om du genomför en viss typ av uppdrag flera gånger, om du driver liknande projekt då och då eller om du ansvarar för arbetsgrupper kring en viss sorts fråga återkommande kommer du att behöva spara likartade dokument varje gång. Ju lättare du då hittar dem och snabbt vet var du ska spara dem, desto smidigare går arbetet för dig och för dem du samarbetar med. I detta avsnitt, nr 587, delar jag med mig av ett knep jag själv har stor nytta av som hjälper dig att snabbt göra iordning en bra mappstruktur för det nya du sätter igång. Vad har du gjort för mallar som du har särskilt stor nytta av? Skriv till mig på david@stiernholm.com och berätta. Just nu är jag extra intresserad av att förenkla genom återanvändning, så jag är nyfiken på att höra om det smarta som du kommit på. (Förresten, att ha en bra mappstruktur är en sak. Men, hur kan du namnge dina dokument så att du hittar dem lättare? Här finns ett tips om det.)

Även om den huvudsakliga kommunikationen kollegor emellan i ett visst projekt el dyl sker textledes i chatt eller mejl, är det ibland lättare att bara "lyfta luren" och ta det per telefon. Då kan man snabbt förklara vad man menar, kollegan kan ställa snabba frågor (och få svar på dem) och ni kan fatta ett snabbt beslut utan att ni behöver skriva så mycket fram och tillbaka till leda. Men, om chatten/mejlen också fungerar som en slags dokumentation av vad ni gjort och sagt inom samarbetet, är det lätt att "per telefon"-överenskommelser flyger under radarn och går en del av projektmedlemmarna förbi. Såvida ni inte undviker det. Hur? Just det handlar detta 586:e avsnitt av Klart! om.  Har ni löst det här problemet på ett annat sätt? Skriv till mig på david@stiernholm.com och berätta. Som du förstår samlar jag på tips som de här och jag vill ha också ditt.

Även om du skapat bra struktur både här och där i ditt arbete kan det paradoxalt nog bli rörigt.  För, om ordningen skiljer sig åt mellan strukturerna behöver du komma ihåg vad som gäller "här" och hur det istället ska vara "där". Måhända låter det kryptiskt och abstrakt, men i detta 585:e avsnitt ger jag dig exempel på vad som kan hända och jag delar också med mig av hur du undviker det. Och, vilka av dina strukturer har du synkroniserat så att de är lika? Berätta för mig i ett mejl till david@stiernholm.com, för jag är nyfiken på att höra hur du gjort.  Förresten, jag skrev ett blogginlägg om fem sätt att sortera för dig som vill gräva djupare: https://www.stiernholm.com/blogg/fem-saett-att-sortera

Det är smidigt att spara alla mejl i en enda arkivmapp (eller få undermappar) och sedan söka fram det mejl man behöver hitta, tycker jag. Men, vissa sökningar gör vi om och om igen - varje dag, några gånger i veckan eller åtminstone så ofta att det blir onödigt bökigt att behöva skriva in sökbegreppen som träffar rätt varje gång. I veckans avsnitt, som är det 584:e i ordningen, berättar jag hur du kan snabbt hitta den typ av mejl du ofta söker efter, utan att du behöver göra själva sökningen igen och igen.  Använder du en sådan funktion som jag talar om? I så fall, till vad för mejl använder du den? Berätta, för jag vill få inspiration till att förfina min struktur ännu mer! Mejla till david@stiernholm.com, vetja. 

Chatten är ett på många sätt fritt och enkelt kommunikationsverktyg. Man behöver inte tänka på hälsningsfraser och att formatera texten så att den blir lättläst (som i mejl), utan bara gå pang på rödbetan, skriva vad man vill ha sagt och föra snabb, kortfattad dialog. Men, när chatten används mycket, finns det en risk att också verksamhetskritiska dialoger förs där. Rätt som det är har några bestämt något och lika fort försvinner det beslutade i historiken. De som inte var med i dialogen i stunden missar vad som sagts och saker riskerar falla mellan stolarna. I detta avsnitt, nr 583, delar jag med mig av vad du behöver hålla koll på för att inte missa något i chatten. Det är tre saker. Hur gör du för att balansera att du både har fria, yviga chattar och mer formaliserade kanaler med samma personer? Hur håller ni isär det? Och, hur gör du när det riskerar bli rörigt? Skriv till mig på david@stiernholm.com och berätta. Detta är en allt mer aktuell fråga för många och jag är nyfiken på att höra ditt bästa tips.

Välkommen till det 582:a avsnittet av Klart!, om hur en självpåtagen press kan hjälpa dig få rätt sak gjord.

Välkommen till det 581:a avsnittet av Klart!, om ett sinnrikt fokusknep jag fick berättat för mig häromdagen.

Välkommen till det 580:e avsnittet av Klart!, om hur du kan känna dig mer ledig när du är ledig.

Välkommen till det 579:e avsnittet av Klart!, om ett sätt att slippa röra ihop datum.

Välkommen till det 578:e avsnittet av Klart!, om hur du kan organisera agendan så mötena blir bättre.

Välkommen till det 577:e avsnittet av Klart!, om hur du med enkla medel kan öka välbefinnandet i arbetet.

Välkommen till det 576:e avsnittet av Klart!, om en sedan länge omtvistad konflikt.

Välkommen till det 575:e avsnittet av Klart!, om vilket mejlhanteringssätt som är bäst egentligen.

Välkommen till det 574:e avsnittet av Klart!, om hur du kan jobba effektivare hemifrån.

Välkommen till det 573:e avsnittet av Klart!, om hur du kan slippa spilla tid på att leta efter digitala filer.

Välkommen till det 572:a avsnittet (och det sista för året) av Klart!, om hur du kan se till att du får svar på tal i mejlen.

Välkommen till det 571:a avsnittet av Klart!, om att värdesätta din tid bättre.

Välkommen till det 570:e avsnittet av Klart!, om vad du kan göra för att få bättre ordning på dina dokument.

Välkommen till det 569:e avsnittet av Klart!, om nyttan med att lyssna på musik under arbetet.

Välkommen till det 568:e avsnittet av Klart!, om att titta tillbaka för att inte missa något stort.